El reglamento interno de trabajo es el manual obligatorio y procedimental que ha de seguir cada empleado, obrero y/o allegado en sus funciones laborales para una empresa.
Básicamente se refieren a las disposiciones del uso de los equipos tecnológicos e inmobiliarios, los horarios, las medidas disciplinarias y se correlacional con las ventajas de los trabajadores, lo que crea una unión de compromiso que se verá recompensada como lo crea la empresa pero de no ser acatadas, recibirán medidas disciplinarias ya establecidas intramuros y por las leyes del trabajo que aplican en el país.
¿De quién es la responsabilidad de la elaboración del reglamento interno de trabajo?
Un detalle valioso del reglamento interno de trabajo es que el mismo compromete / afecta al empleador ya que no sólo ha de dar el ejemplo, sino que ha de someterse a similar disciplina para no vulnerar derechos laborales y mucho menos, derechos humanos.
La responsabilidad de la elaboración del documento compete al mismo empleador según su voluntad, de preferencia con asesoría legal o con un especialista en recursos humanos. En el mismo no hay derecho de los trabajadores a participar, pero pueden hacerse consultas que abran el espectro y eviten un conflicto de intereses que termine en improductividad, demandas y/o renuncias o daños patrimoniales.
Queda también abierto un espectro de reacomodo y adaptación sin que la misma sea inherente al favoritismo o conveniencia del empleador en detrimento de la dignidad de sus empleados. Debe justificarse con reacomodos progresivos, so pena de recibir amonestaciones por parte de los institutos de protección a los trabajadores y/o empleados.
Función principal
El reglamento interno de trabajo regula las relaciones laborales en la empresa en pro de la organización, disciplina (entendiéndose la misma como cumplimiento comprometido con el trabajo) y el minimizar posibles focos de anarquía.
De esta manera se podrán crear bases para que funciones tanto las obligaciones y las prohibiciones para y entre ambas partes (patronato – personal), logrando así el cumplimiento cómodo, fiel y constante de las labres de los trabajadores, sus derechos de uso y permanencia en la institución, el uso de logos y hablar en su nombre cuando sea necesario y la vida en general dentro de la misma.
Características de un reglamento interno de trabajo
Según a la legislación a que se acoja, se realiza el reglamento interno de trabajo, cruzándolo con las necesidades de la empresa en varios aspectos. Las características generales del mismo son:
- Se crea tras una planeación, auto supervisión, diagnóstico y revisión de la actividad mediata y futura.
- Establece políticas en pro del cumplimiento de las necesidades integrales del trabajo.
- Aunque se le considera unilateral en su redacción y puesta en marcha, se pueden sumar a ellas alternativas y normas menos rigurosas pero sí productivas para las partes.
- Con el reglamento interno de trabajo se procura homogeneidad en el manejo de la información de sucesos o avances con los empleados y las medidas a aplicar, según se corresponda.
- Varias legislaciones en el mundo procuran la unificación de los procedimientos que se ejecutan en el interior de una empresa privada o pública.
- El reglamento interno de trabajo define los procesos administrativos y técnicos.
- Establece las normas y políticas de acceso, convivencia, uso de equipos, mobiliario y estadía en departamentos.
- Diseña las estrategias de evaluación y los mecanismos de sistematización para control de acceso, estadía y salida del personal
Disposiciones básicas de un reglamento interno
Como base para la elaboración del reglamento interno de trabajo para todo tipo de empresas, pero apoyando a las PYMES en proceso de creación y expansión, brindamos algunas pautas para su redacción de manera standard.
Requisitos de ingreso
Todo lo referente a las solicitudes o entrevistas derivadas de bolsas de trabajo, edad, certificados médicos y de estudio y la experiencia en el cargo al que opta. No son mayoritariamente admisibles condiciones de no embarazo, enfermedades que no aparezcan en las certificaciones ni afiliaciones a sindicatos o partidos políticos o grupos elitistas. Se tomará en cuenta la herencia si al caso viniere.
Días y horas de trabajo
En ellas se estipulan la entrada, pausa para comer, recesos extras, hora de salida, evaluación de horas extra y horario nocturno. También las señalizaciones de horarios por turnos en grupos de trabajo distintos.
Horario de alimentación
Este incluye la o las comidas que debe hacer el empleado en el ínterin de sus funciones. Puede o no incluir receso para merienda. Además, los lugares destinados para ello.
Formas y horarios de pago
El reglamento interno de trabajo ha de incluir el cómo se estipulan los salarios por cargo y los días y horas en que éstos se cancelarán. El deber de los empleados de recibir y firmar el comprobante de pago y la forma de solicitud de los anticipos.
Descansos, vacaciones y asuetos determinados por el reglamento interno de trabajo
Se deben dejar claros los días en que los empleados y jefes tendrán sus días libres por ley, su preaviso o fecha estable de vacaciones, su derecho a canje de fechas y los días patrios o fiestas de guardar en que no habrán actividades laborales. Por igual, si aplicar, la forma de turnos rotatorios en dichas fechas y sus derechos de remuneración.
Aguinaldos y/o utilidades
La empresa ha de estipular las fechas y modo de pago de dichos beneficios en su reglamento interno de trabajo. De ser posible, explicar la base de cálculos de los mismos para evitar conflictos entre los empleados.
Obligaciones y prohibiciones específicas en el reglamento interno de trabajo, para los empleados
Aquí han de señalarse las obligaciones y prohibiciones de los trabajadores en base a sus puestos o cargos a desempeñar y cómo influye esto en el funcionamiento integral de la empresa en pro de su buen funcionamiento, seguridad y responsabilidades.
Obligaciones y prohibiciones específicas en el reglamento interno de trabajo, para la empresa
La empresa ha de cumplir obligaciones para con las leyes como para con su personal, en especial evitando la discriminación, abuso de poder, trabajos forzados, exceso de trabajo, preferencias en el momento de la selección. Todo esto se ha de desglosar y aplicar en cada uno de los departamentos y/o en los integrantes de la PYMES. Todo en pro de la dignidad humana y ejemplar desempeño de sus funciones y restricciones o premios por igual ante sus empleados.
Labores de personal
Acá en el reglamento interno aplica el:
- Entrenamiento, área, personal a cargo, cadena de mando organizacional, mobiliario, herramientas, máquinas, vehículos y uso de logotipos o representación.
- Las labores que pueden o no hacer las damas embarazadas, personal con alguna discapacidad y/o menores con los permisos correspondientes para laborar.
- Dotación de material especial para laborar en zonas que puedan presentar algún riesgo para la salud integral de los empleados u obreros.
Exámenes médicos
La profilaxis y examinación médica ha de reglamentarse tanto para la entrada a laborar como antes de la salida de vacaciones y/o al regreso de las mismas.
En el mismo se tomarán en cuenta las medidas que los entes gubernamentales para la salud apliquen al tipo de empresa, comercio, cooperativa que se tenga. Esta medida será destacada en el reglamento interno de trabajo para que ningún trabajador pueda obviarla, considerándola su deber. Podrá aplicar cuando la empresa y seguro social público así lo consideren.
Higiene y seguridad industrial
En el reglamento interno de trabajo se delimitan los elementos que habrá por obligación en la empresa y que los empleados, previa indicación o entrenamiento, deberán acatar en la medida de sus facultades. Algunas de ellas son:
- Botiquín de primeros auxilios.
- Extintores y alarmas de incendio.
- Demarcación de áreas de riesgo.
- Salidas de emergencia con indicaciones claras para su uso.
- Ropa adecuada para cada área.
- Enseres de limpieza adecuados.
- Herramientas pertinentes para todo equipo, maquinaria o mobiliario.
- Área de duchas y lavabos con servicio de agua corriente.
Prestaciones y beneficios del Seguro Social
En el reglamento interno de trabajo se indicarán los métodos de cálculo, descuento, cobro y acceso al servicio del seguro social para cada empleado.
La empresa por su parte, ha de cumplir con todos los deberes por parte de las leyes de administración para con el seguro. Al dictaminarlo en el reglamento interno de trabajo, los empleados tienen derecho a exigirlo ante cualquier falla u omisión.
Seguro privado
El dar la oportunidad de un servicio de seguro privado a los empleados se indicará sin discriminación alguna, buscando el mejor modelo por parte de las empresas del ramo para que todos los trabajadores tengan la misma oportunidad de afiliarse al mismo.
Modelo del reglamento interno de trabajo para evaluar, sancionar y premiar
En el mismo reglamento interno de trabajo han de especificarse las acciones que serán motivo de sanción y cuáles serán éstas. Por igual las prohibiciones. Por su parte, también las compensaciones y el cómo podrían ser aplicadas y qué las provoca.
Advertencias y sanciones
Tras cada evaluación, se informará por diversos métodos al departamento, empleado o empleados sobre el estudio de sanciones administrativas o correctivas ante los hechos que destacarán. Las sanciones se apegarán a las normas internas como a las leyes nacionales si da el caso.
Apelaciones y resoluciones
El reglamento interno de trabajo ha de brindar también alternativas para que los empleados puedan defenderse exponiendo y argumentando sus casos. También se abre la posibilidad de una mediación interna que evite la trascendencia del problema, lo resuelva y la relación laboral no se vea resquebrajada en ninguna forma.
Formas habituales de disposiciones disciplinarias que ha de presentar un reglamento interno de trabajo
- Amonestación verbal.
- Carta de amonestación (impresa o electrónica, el orden o decidirá la empresa).
- Suspensión con o sin goce de salario por un día.
- La suspensión con o sin goce de salario por más de un día y máximo treinta, con participación al ente gubernamental del trabajo.
- Rescindir el contrato laboral, previa mediación con los entes gubernamentales del trabajo.
Formas habituales de premiaciones que ha de presentar un reglamento interno de trabajo
- Reconocimiento oral y escrito (privado o público).
- Bonificaciones especiales con participación a demás personas más allegadas.
- Recompensas con eventos vivenciales, con participación al personal más cercano.
- Registro de su nombre en alguna documentación, producto u obra de la empresa.
- Mejoras salariales, vacacionales o flexibilización laboral. Incluye comodidad adicional a solicitud del trabajador en su área de trabajo.
