El correo corporativo es clave para la comunicación y la construcción de relaciones con los clientes.
Es una herramienta que, si se usa correctamente, aumentará la autoridad de tu marca.
Pero, ¿en qué se diferencia de uno tradicional? ¿Por qué deberías crear uno? ¿Puedes obtenerlo de manera gratuita?
Esta publicación responde a esas y más preguntas. Conocerás cómo es su estructura, qué debes hacer parar abrir uno y cómo te ayudará a cumplir los objetivos comerciales.
¿Qué es un correo corporativo?
Un correo corporativo es una dirección de mensajería diseñada para fines empresariales. La principal característica es que lleva integrado el nombre de la compañía en vez de los servidores tradicionales, como Gmail u Outlook.
Estructura del correo corporativo
La estructura del correo corporativo está formado por: nombre + @ + dominio de la empresa/corporación. Por ejemplo: redes@madridonline.com
También pueden agruparse en departamentos, puestos o trabajadores.
La estructura para niveles inferiores de la pirámide está formado por: nombre del empleado/departamento + @ + dominio de la empresa.
Ejemplo de la Blackboard Universidad: rrhh@blackboarduniversidad.com o Ernesto@blackboarduniversidad.com
Por qué es importante un correo corporativo
Durante mucho tiempo las empresas usaron proveedores de correos tradicionales sin pensar, siquiera, en los beneficios de una dirección de correo corporativa.
El uso cotidiano de esta herramienta llegó de la mano de la revolución digital. Con cada vez mayor presencia en Internet, tener un correo electrónico netamente corporativo se hizo obligatorio. No solo como medio de comunicación, sino como un mecanismo para construir relaciones con clientes.
Entre las ventajas de correos corporativos se incluyen:
Profesionalidad
Las marcas que no usan correos corporativos como herramienta de mensajería electrónica no generan la misma confianza que las empresas que sí los usan.
Según los mismos usuarios, las compañías que utilizan direcciones gratuitas –Outlook, o Gmail– transmiten desconfianza, ya que no están a la altura del compromiso o no cuentan con los recursos para invertir en correos corporativos.
Por tanto, contar con una dirección empresarial, es sinónimo de profesionalidad. Demuestra que te estás tomando en serio a tu negocio y que vas a cubrir sus necesidades.
Promoción
La dirección corporativa es una excelente herramienta de marketing. Solo piénsalo: el nombre de tu marca aparece en el correo y en la notificación. Siempre a la vista de los potenciales clientes.
Conectando con el punto anterior, te ganarás la confianza de los consumidores y aumentarás tu autoridad como marca líder en el mercado. Una forma de diferenciarte de la competencia.
Por tanto, es obligatorio que en estrategias de marketing de difusión, el correo corporativo forme parte como puente de comunicación y medio de promoción.
También, si estás haciendo campañas de email marketing para cazar potenciales clientes, es necesario que se haga con correos corporativos para mayor efectividad. Pocos abrirán direcciones no-profesionales por desconfianza.
Contacto empresarial
Que cada departamento, o trabajador, cuente con su propia dirección de correo corporativo es una gran ventaja para la comunicación inter-empresarial.
Se elimina de la ecuación los correos personales y se agrega a direcciones generales que manejan todos en un mismo departamento.
Es decir, si ventas necesita enviar información a Marketing, lo envía a marketing.departamento@marca.com. Todos los trabajadores tendrán acceso y trabajarán en una misma dirección estratégica.
Seguridad
A diferencia de los correos tradicionales, los corporativos son más seguros y confiables.
Empecemos por las contraseñas. Estas serán designadas por los informáticos encargados de crear el correo. Lo harán con niveles altos de seguridad para proteger la información almacenada, los archivos confidenciales de la empresa y próximas campañas.
Algunos de estos correos, en cambio, solo se instalan en los ordenadores de empresas. Es decir, incluso si un trabajador quiere ingresar fuera de las instalaciones, no será posible.
También cuentan con filtros para eliminar mensajes amenazantes, spam publicitarios, correos que no se alineen con las necesidades comerciales de la compañía, etc.
Funcional
Además de cumplir con su objetivo, que es recibir y enviar mensajes entre departamentos, trabajadores y a clientes, también cuenta con otras funciones interesantes.
Por ejemplo, hay correos que cuentan con calendarios editables según la planificación de la empresa. Es decir, te recuerdan cuando enviar un mensaje importante.
También tienen la función de contacto, y grupos de contacto, para agregar a clientes, proveedores y trabajadores de la empresa.
Finalmente, otra diferencia con respecto a los servidores gratuitos, es que no muestran anuncios. Están libres de plagas cibernéticas que, en el mínimo descuido, infectarán el ordenador.
Cómo obtener un correo corporativo gratuito
Para empezar, es bueno aclarar algo: no existe una forma de crear correos corporativos, al menos individualmente, de manera gratuita. Tiene que haber inversión de por medio.
Solamente Google, a principios de 2010-2011, creó un servidor para correos empresariales. Fue un gran éxito, pero rápidamente cambiaron las condiciones. Seguía siendo un proveedor de direcciones corporativas, pero agregaban la terminación ‘Gsuite’ al correo.
La forma de obtener correos corporativos es adquiriendo previamente hosting y dominio. Y, como sabrás, debes pagar por uno profesional.
También hay otras vías, como proveedores de correos corporativos que cobran cuotas por el uso de estos. No solamente por la dirección, también por el mantenimiento, determinados GB de almacenamiento, acceso a dispositivos móviles, funciones especiales –calendario, contactos y tareas– y asistencia técnica.
Sin embargo, teóricamente hay una forma de obtener correos corporativos ‘gratuitos’. Esto con empresas de alojamiento que ofrecen direcciones empresariales sin costos adicionales.
Generalmente se logra entrando al hosting, en el panel de control, cuenta de alojamiento y sección de correo electrónico. Agregas la cuenta que deseas y la asocias con tu sistema de alojamiento.
La única desventaja es que, cuando desees entrar correo, deberás tener el hosting abierto.
Conclusión
Los correos corporativos son herramientas que te ayudan a alcanzar objetivos, mejorar la relación con los clientes y fortalecer la comunicación entre departamentos –si los tienes– y trabajadores.
Estos están ligados al Hosting y el dominio de tu web, así que primero deberás comprarlos y luego pagar –si fuese el caso– para tener uno.
No existe un método gratuito para conseguirlo, aunque sí hay empresas de alojamiento que los sincronizan sin costos adicionales.
También puedes probar con proveedores de correos corporativos que ofrecen dirección, mantenimiento y asistencia.
