El plan de trabajo es una herramienta que ayuda a optimizar, simplificar y organizar las tareas necesarias para lograr los objetivos planteados. La idea de crearlo es ayudar a planificar y administrar todos los recursos necesarios para lograr las metas.
La forma de hacer un plan de trabajo es definiendo tres puntos muy importantes que son los siguientes: qué se quiere, que se tiene y cómo se va a conseguir. Después de definir estos puntos el plan de trabajo será sencillo de elaborar.
¿Qué es y para que se utiliza un plan de trabajo?
El plan de trabajo es una herramienta de gestión y planificación empresarial que contiene las pautas para ejecutar un proyecto. Esto se hace a partir de la conexión entre tiempo y recursos de la organización.
Este es un esquema donde se pueden observar todas las acciones que una empresa debe cumplir para realizar un proyecto. El plan es una guía temporal que proporciona respuestas precisas relacionadas con los recursos, objetivos y tareas. Estos se necesitan para realizar un proyecto determinado.
Cuando las empresas o personas individuales cuentan con esta herramienta la oportunidad de cumplir con los objetivos se multiplican. Esto es posible porque funciona como un mapa o guía que conduce hacia los objetivos y metas establecidas.
El diseño de este instrumento es necesario en una línea estratégica o en un proyecto específico para ponerlo en funcionamiento. Su utilidad en el sector empresarial es muy variada, se puede utilizar para la presentación de informes o para la búsqueda de financiamiento.
El plan de trabajo también ayuda a planificar cómo van a ser ejecutadas las diferentes actividades que se han establecido. También se puede utilizar como una guía de trabajo para los empleados que participan en la ejecución. Puede ser utilizado para explicar a la dirección de la empresa las tareas que se están realizando.
Importancia de un plan de trabajo
La importancia que proporciona un plan de trabajo se puede observar a través de los beneficios que obtienen las empresas cuando se implementan. Este instrumento le ofrece a la empresa la posibilidad de mejorar la manera como se planifica, ejecuta y evalúa el trabajo.
Tipos de plan de trabajo
Los planes de trabajo pueden aplicarse en diferentes ámbitos de la vida y dentro de las empresas tienen diferentes funciones. Los tipos de plan de trabajo son los siguientes:
Plan de trabajo individual
Este tipo de plan permite que el equipo y sus líderes identifiquen de forma clara los objetivos de cada individuo. Proporcionando las necesidades de desarrollo que requieren y asistencia en la evaluación del rendimiento.
Plan de trabajo anual
Este instrumento proporciona una estructura adecuada que permite medir el enfoque general y la responsabilidad de la organización. Esta es la herramienta perfecta para identificar las áreas que se pueden mejorar dentro de la organización.
Plan de trabajo de proyecto o programa
Este tipo de plan proporciona información detallada relacionada con los proyectos o programas, Estos permiten evaluar de forma fácil los avances y se tiene un buen control sobre tiempo de duración.
Elementos de un plan de trabajo
El diseño de un plan de trabajo lleva los siguientes elementos:
Objetivos
El diseño de esta herramienta debe contener la misión y visión de la empresa y los objetivos a nivel externo e interno. A nivel externo se toma en cuenta la ampliación de la cuota de mercado o la reputación. A nivel interno se toman factores como el capital humano, mejoras de infraestructura y procesos.
Recursos
Para esta parte del diseño se evalúan los recursos que se requieren para ejecutar el proyecto, conformado por económicos, materiales y de personal. Para obtener un inventario detallado de los recursos que se requieren, también especifica cuáles se encuentran disponibles y cuáles se deben incorporar.
Esto permitirá establecer un presupuesto para ejecutar el proyecto.
Personal implicado
Esta parte del diseño del plan de trabajo consiste en identificar al público objetivo, que se verá implicado, como los proveedores. También debe identificar a los empleados que participarán en el desarrollo del plan de trabajo.
Lo recomendable es que la división de las tareas y responsabilidades, el protocolo y la jerarquía de comunicación interna sean específicos. Esto evita los posibles riesgos de que se originen problemas en la ejecución del plan.
Lo otro que se debe tener presente al momento de redactar el plan de trabajo es a qué personal va dirigido. Sí, es para inversores, el mensaje y el lenguaje debe ser diferente al que se utilice para el equipo de trabajo.
Por lo que se recomienda que sobre el documento original se realicen diferentes versiones de acuerdo a quien vaya dirigido.
Calendario
El calendario de actuación es otro de los elementos que no debe faltar en un plan de trabajo. Es obligatorio indicar la fecha de vencimiento del proyecto e igualmente importante desarrollar una cronología detallada de las diferentes etapas de ejecución.
Es recomendable establecer espacios de tiempo para controlar la evolución del proyecto a través del tiempo.
Análisis DAFO
Es muy importante establecer en el diseño del plan los posibles riesgos que pueden afectar al proyecto. Para ello se puede utilizar un análisis DAFO, donde se definan las fortalezas y debilidades internas y las oportunidades y amenazas externas.
Para la evaluación del desarrollo de estas circunstancias es necesario asignar a una persona.
Planificación de estrategias
El diseño de este plan debe ir acompañado con las estrategias de actuación que se implementarán. Esto permitirá aprovechar las oportunidades y fortalezas y atenuar las amenazas y debilidades.
Factores del éxito
Lo último que debe contener el documento son los criterios que determinan el éxito o fracaso del proyecto. Para evitar una contrariedad cuando finalice el proceso, el diseño del plan debe contener elementos de medición durante su desarrollo.
Esto permite conocer lo más pronto posible si los objetivos no se están cumpliendo e implementar las acciones correspondientes.
¿Cómo hacer un plan de trabajo de forma sencilla?
Existen diferentes formas que se pueden emplear para diseñar un plan de trabajo, pero a continuación se presenta la forma más sencilla para hacerlo:
Definir el objetivo del plan
Para definir el objetivo es necesario saber lo que se quiere lograr con el plan. Esto debe hacerse de la forma más clara posible y establecer unos plazos que deben cumplirse exactamente.
Lo recomendable es establecer plazos reales, lo que evitará agobiar al personal con objetivos que no se pueden lograr.
Redacta los antecedentes y la introducción del plan
Cuando se elaboran estos instrumentos debe pensarse que son muchas las personas que trabajan para lograr los objetivos. Por esta razón lo más recomendable es que tengan un documento que les permita entender los motivos y razones del mismo.
Fijar los objetivos y metas
Los objetivos son más específicos que las metas por lo que deben ser detallados y medibles. Lo que permitirá determinar si se han conseguido o no, también deben ser alcanzables, importantes, con tiempo limitado estableciendo una fecha para cada uno.
Las metas deben ser establecidas con un orden cronológico en el calendario de planificación.
Lista de recursos
El plan de trabajo debe contar con una lista de recursos, donde se enumeren los recursos disponibles. También debe enumerarse los recursos que se requieren para lograr los objetivos establecidos.
Define las limitaciones
Cuando se diseña el plan es recomendable definir las limitaciones, porque esto permitirá establecer las estrategias para superar los obstáculos.
Identificar los responsables de cada actividad
Lo siguiente que se debe hacer es determinar quién se va a encargar de cada una de las tareas. Debe hacerse la notificación respectiva y proporcionar las herramientas para que puedan lograr sus objetivos.
Beneficios que ofrece un plan de trabajo
Los beneficios que ofrecen estos planes son muchos, algunos de ellos son los siguientes:
Proporcionan un enfoque claro de cada una de las actividades que se realizan para el logro de los objetivos.
Contribuye a la integración de los esfuerzos de los equipos de trabajo que conforma la empresa.
Ayuda a identificar los problemas y limitaciones existentes y proporcionan las posibles soluciones.
Facilita una visión más amplia de los objetivos y metas que se tratan de alcanzar.
Permite que se haga una mejor distribución de los recursos y del tiempo.
Proporciona un sistema para evaluar y medir los avances del plan, lo cual permite hacer los ajustes y cambios que sean necesarios.
Recomendaciones para elaborar el plan de trabajo
Cuando se va a diseñar un plan debe considerarse ciertos aspectos, entre ellos están los siguientes:
El plan anual de trabajo debe ser simple.
La estructura debe estar personalizada de tal manera que responda a las necesidades de la empresa.
El plan debe ser iniciado lo más pronto posible, no debe perderse el tiempo así se disponga de él.
Es muy importante comprobar que el plan se encuentra ajustado a los recursos y presupuesto que se dispone.
Ejecuta el plan y haz una revisión constante para comprobar que se están cumpliendo cada uno de los objetivos. Para que en caso contrario poder realizar las correcciones que correspondan.
